HRM: Кому и когда необходимо внедрять HRM-систему?

Во всех современных HRM/HCM-системах мирового уровня реализована функциональность «пользовательского» и «операционного» уровня (включающих «информационное самообслуживание», поддержку штатного расписания, кадровый, табельный учет, расчет заработной платы, доплат и отчислений). Ключевыми направлениями технологического развития HRM-систем сейчас является автоматизация найма, управления «талантами» и эффективностью персонала, а также управления обучением сотрудников. Кроме этого, весьма перспективной для HRM-решений является модель SaaS на базе Web-сервисов.

Работающая HRM-система позволяет серьезно сократить число ручных операций по работе с документами, снизить число и повысить точность при расчете заработной платы, налогов и других отчислений, реализовать полноценное управление трудовыми ресурсами и не дать потерять их. Предприятия, для которых это важно, должны внедрять соответствующие программные решения.

Избавление от «бумажной» работы

Можно выделить, по крайней мере, три причины для внедрения современной HRM-системы:

  • большая численность персонала;
  • высокая сложность расчетных операций по заработной плате;
  • актуальность задачи управления «человеческим капиталом»;

В первом случае возникает перегрузка специалистов кадровой службы в силу необходимости ведения соответствующей документации по всем сотрудникам с ручным оформлением всех необходимых бумаг, а также из-за большого объема расчетов, связанных с начислением заработной платы, определением налоговых выплат и т. п. Как правило, с ростом численности персонала растет и число ошибок в кадровом учете, снижается достоверность результатов расчета зарплаты, могут возникать задержки с её выплатой.

Внедрение HRM-системы позволяет вести кадровую документацию и поддерживать документооборот в электронном виде, минимизирующем ручной ввод данных, исключающем дублирование учетных записей сотрудников, обеспечивающем их блокирование для уволенного персонала, а также дающем возможность оперативно выполнять расчет зарплаты и всех связанных начислений и удержаний с высокой степенью доверия к полученным результатам.

В подобных случаях, по существующим оценкам, экономический эффект от автоматизации отчетливо проявляется при численности персонала от 1.000 человек. Это не означает, что на предприятиях с численностью персонала, скажем, 500 человек внедрение HRM-системы будет неоправданным, просто эффект от её использования будет проявляться дольше.

Впрочем, эксперты отмечают и другие факторы. Как утверждает руководитель разработки системы «Контур-Персонал» компании «СКБ Контур» Эдуард Шифман: «Наш опыт показывает, что системы, автоматизирующие кадровый учет и, тем более, расчет заработной платы, приобретают и небольшие предприятия численностью от 10 до 100 человек. Что же ими движет? На мой взгляд — попытка удержаться в рамках требований законодательства при отсутствии грамотного персонала. Найти „недорогих“ кадровика или расчетчика заработной платы, которые могли бы вести учет в соответствии с требованиями Трудового кодекса, правильно рассчитать налоги и подготовить отчетность в контролирующие органы, сегодня сложнее, чем приобрести систему, которая все это будет делать корректно, и научить работать с ней неопытного специалиста».

Расчеты без ошибок

Во втором случае перегрузка кадровой службы возникает из-за специфики оплаты выполненной сотрудниками работы. В ряде отраслей используются сложные методы расчета зарплаты, сумма которой может зависеть от таких факторов как квалификация специалиста (например, разряд), стаж его работы, условия труда (например, стесненные условия при проведении ремонтно-строительных работ), превышение нормы выработки, соответствие графику выполнения работ, сумма реализации товара, количество привлеченных клиентов, собранных заказов, заключенных контрактов и т. п. Кроме производственных отраслей сложный расчет оплаты труда может использоваться в торговле (где HRM-системы, фактически, интегрируются для этого с CRM-системами), сфере услуг (например, «телеком» или проектная деятельность), а также в сфере образования и здравоохранения.

Часто это дополняется одновременным использованием разных форм (как правило, повременной и сдельной) и систем (прямой индивидуальной или коллективной сдельной системы, сдельно-премиальной, сдельно-прогрессивной, косвенно-сдельной, аккордной, простой повременной и повременно-премиальной) оплаты труда, а также различных их модификаций. В подобных условиях расчет заработной платы может быть очень трудоёмким даже при относительно небольшой общей численности персонала (100—200 человек).

Применение HRM-системы в данном случае также окажет положительный эффект за счет снижения внутренних операционных издержек на расчет зарплаты, а также потерь из-за ошибок в расчетах и задержки начисления и выплаты зарплаты.

«Человеческое» управление

Задача управления трудовыми ресурсами неизбежно возникает в наукоемких отраслях и в сфере обслуживания, где он является основным фактором производства. Как правило, найти специалиста, который бы полностью соответствовал требованиям предприятия, в таких отраслях сложно (а в некоторых случаях и не всегда возможно). В таких условиях предприятия вынуждены «растить» кадры, занимаясь подготовкой специалистов, повышением их квалификации, планированием служебного роста и т. п. Здесь важным является оптимальное распределение соответствующих затрат (поскольку качественной обучение является достаточно дорогостоящим) и, что еще более важно, удержание имеющихся сотрудников, так как уход подготовленного специалиста будет означать не только потерю вложенных в его подготовку средств, но и убытки от падения эффективности производства, а также аналогичные затраты (времени и денег) на подготовку нового специалиста. Кроме этого, лишь относительно недавно за рубежом был поднят вопрос об управлении знаниями в рамках компании, так как уход специалиста также ведет к невосполнимой потере накопленных им за время работы опыта, знаний и «ноу-хау». Связанные с этим моментом финансовые потери могут быть значительно более существенными, чем описанные выше.

В такой ситуации работа по привлечению квалифицированных кадров, их развитию и удержанию приобретает особую важность для обеспечения конкурентоспособности организации и внедрение HRM-системы позволяет оптимизировать этот процесс. Правда, оценить прямую экономическую эффективность внедрения будет непросто, так как практически невозможно оценить несостоявшиеся потери. В то же время, оценка текучести персонала до и после внедрения HRM-системы позволит достаточно точно оценить ее эффективность для предприятия.

Для поддержания и удержания квалифицированных кадров HR- менеджеры должны применять новые методики, участвовать в разработке новых подходов к персоналу, перестраивать организационную структуру, т.е. выстраивать бизнес-процессы управления персоналом — подбор, формирование профиля должности и сотрудника, обучение, аттестация, оценка, сравнение, мотивация, управление мероприятиями, формирование кадрового резерва и пр. Но для эффективного массового использования таких процедур в условиях динамичного роста компании необходима автоматизация, которая позволяет повысить управляемость компанией.

Когда руководитель понимает, что нужно браться за автоматизацию управления кадровыми процессами? Все зависит от того, какие цели ставит бизнес. Предприятию нужно развиваться. А значит, нужно своевременно пополнять коллектив квалифицированными специалистами, которые через какое-то время могут понадобиться в связи с намечающимися в данном бизнесе тенденциями. Таким образом, принимая решение об автоматизации отдела по персоналу, многие компании делают выбор в пользу полнофункциональной HR- системы, которая позволяет объединить в едином информационном поле все уровни управления персоналом. Эта тенденция сохранится и в ближайшие несколько лет.

Внедрение HRM-системы позволяет не только существенно оптимизировать процессы управления персоналом, но и определить стратегию развития: как каждого сотрудника компании, так и компании в целом.

Управление расходами

Расходы на оплату труда являются одной из крупнейших затратных статей,. По данным Forrester Research (HRMS Q4 2008) на их долю в США приходится в среднем 36,4% от общего объема расходов. HRM-системы используются для планирования и оптимизации расходов .

Соблюдение правовых норм

Соблюдение всех правовых норм, регламентирующих взаимоотношения работника и работодателя. Использование HRM-систем позволяет грамотно разрешать сложные вопросы, реализовывать гибкие схемы расчета заработной платы и кадрового документооборота.

Кому HRM нужнее

Если попытаться построить обобщенный «портрет пользователя» HRM-системы в России (в частном секторе), можно указать следующие его параметры (некоторые из них являются взаимоисключающими):

  • производственная, торговая, проектная или образовательная деятельность;
  • большая численность персонала;
  • сложная система расчета выплат;
  • территориально-распределенная организационная структура;
  • современный стиль управления компанией;
  • необходимость в широком использовании высококвалифицированных кадров;
  • высокая ценность накопленных специалистами знаний;
  • превышение спроса на специалистов над предложением.

Если хотя бы два из приведенных параметров присущи реальному предприятию, возможно, его руководству стóит задуматься о внедрении HRM-системы (если это еще не сделано).

Тэги: ,

Категория: Управление

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *